Politica privind securitatea prelucrării datelor cu caracter personal
1. Introducere
Începând cu data de 25 mai 2018, a intrat în vigoare Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare „GDPR”), aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene. în acest sens, va informam privind condițiile în care realizam prelucrarea datelor cu caracter personal în vederea alinierii la dispozițiile noii reglementari.
Luând din considerare următoarele:
♣ Cerințele Regulamentului nr. 679/2016/ GDPR;
♣ Cerințele de reglementare și obligațiile de asigurare a confidențialității informațiilor și datelor cu care operam,
vă prezentam în continuare elemente despre sistemul nostru de management al securității datelor cu caracter personal: ce fel de date cu caracter personal prelucram, modul în care sunt utilizate și către cine, unde sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate și alte cerințe.
Școala Ștefăneștii de Jos actualizează periodic principiile și masurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.
Confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor dumneavoastră personale sunt factori importanți de care ținem seama în cadrul relațiilor cu toate părțile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși.
Această politica privind securitatea datelor cu caracter personal a Comunei Ștefăneștii de Jos explică modul în care primim datele cu caracter personalce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionam din momentul în care le deținem.
2. Cine suntem?
Școala Ștefăneștii de Jos, cu sediul în comuna Ștefăneștii de Jos, Județul Ilfov, CUI 14095159, Corp A – șoșeaua nr.147, Corp B – Șoseaua Ștefănești nr.130, Corp C – Strada Zorilor nr. 33 – 35, Corp D – strada Dudului nr.10, telefon 031.426.02.60, email scoalanr1stefanesti@yahoo.com, își asuma angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale și de reglementare aplicabile privind protecția acestora.
3. Ce categorii de date cu caracter personal colectam?
Prelucram doar datele necesare pentru a primi servicii de la furnizori, activități suport specifice administrației unei instituții de învățământ și înregistrare date posibili elevi.
Colectam următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate extern:
♣ nume și prenume, adresa, date fiscale, cod numeric personal, serie și număr carte de identitate, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail ale furnizorilor, contribuabilor, colaboratorilor;
♣ în cadrul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectam date cu caracter personal ale reprezentanților legali, funcția deținuta, telefon mobil, adresa de email;
♣ nume și prenume, cod numeric personal, număr telefon, adresă e-mail pentru copiii care urmează a fi înscriși în școala noastră sau sunt deja înscriși.
4. Cum obținem datele cu caracter personal despre dvs.?
Pentru noi, “date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (“persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identități fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.
Școala Ștefăneștii de Jos procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor noștri comerciali, ale vizitatorilor instituției noastre, ale persoanelor care accesează website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (email, fax, posta, întâlniri, participare la evenimente etc), angajați și colaboratori, copii ce urmează a fi înscriși, părinți ai copiilor ce urmează a fi înscriți sau sunt deja înscriși, alte persoane fizice.
În cazul personalelor enumerate mai sus, Școala Ștefăneștii de Jos prelucrează datele cu caracter personal astfel:
– obținem date cu caracter personal în mod direct de la părinți/ contribuabili / persoane fizice, în diferite moduri, incluzând următoarele modalități: contact direct în cadrul vizitelor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email / fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor administrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției.
– putem obține date cu caracter personal și din următoarele surse: prin participarea la evenimente, expoziții, conferințe, site-uri profesionale si/sau rețele sociale,încazul în care accesați pagina noastră oficiala de Facebook sau Google, noi vom colecta informațiile privitoare la contul dumneavoastră. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații adiționale despre dumneavoastră.
5. Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal
Ne întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:
– prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care ne revin sau servesc interesului public;
– consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la baza o obligație legala sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de furnizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate.
6. În ce scop procesam datele personale?
Prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
Școala Ștefăneștii de Jos procesează date cu caracter personal pentru înscrierea în cadrul instituției noastre de învățământ a noilor elevi, pentru sprijinirea procesului de recepționare a serviciilor și derularea relațiilor cu toți colaboratorii noștri și părinți ai elevilor.
În continuare sunt enumerate câteva situații:
♣ procesarea datelor pentru recepționarea serviciilor;
♣ colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon si/sau fax referitoare la înscrierea copiilor în cadrul școlii noastre sau solicitarea diverselor informații;
♣ executarea unei operațiuni de plată;
♣ prelucrarea oricăror alte solicitări primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;
♣ încheierea și executarea de contracte;
♣ administrarea și întreținerea website-ului;
♣ activități de recrutarea și selecție de candidați calificați, capabili sa ocupe posturile vacante din cadrul instituției;
♣ promovarea unor acțiuni și evenimente;
♣ pentru analize interne destinate îmbunătățirii serviciilor publice;
♣ îndeplinirea altor obligațiilor legale specifice domeniului de activitate.
7. Către cine și când poate transfera Școala Ștefăneștii de Jos datele personale?
Atunci când cerințele de reglementare ne impune acest lucru, ne conformăm cerințelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dumneavoastră de la autorități sau în cazul unui proces.
Vă vom informa atunci când ni se va cere să oferim datele dumneavoastră personale în acest mod, cu excepția cazului în care acest lucru ni se interzice prin lege. Atunci când primim astfel de cereri, difuzăm datele personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga informațiile dumneavoastră.
Atunci când credem că este necesar pentru a împiedica prejudicierea dumneavoastră sau a altor persoane.
Vom partaja cu dumneavoastră informații în această manieră numai dacă apreciem în mod rezonabil, cu bună credință, că este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietății și securității dumneavoastră, ale altor parteneri.
Putem să comunicam date cu caracter personal unor terțe parți în scopul îmbunătățirii calității serviciilor publice pe care le oferim. Acești terți au, la rândul lor, obligații similare cu ale Școlii Ștefăneștii de Jos, în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.
Unii dintre aceștia sunt terțe părți care nu intenționează să prelucreze datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu noi, cum ar fi societăți care asigură întreținere tehnică, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calității, organisme de certificare, autorități ale statului.
În scopul navigării pe site-ul web și în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal către furnizori de servicii de analiza și de motoare de căutare pentru ca aceștia sa furnizeze servicii de întreținere a site-ului nostru web.
8. Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)
Nu transferam date în afara SEE.
Putem transfera date cu caracter personal în SEE sau în afara SEE în situația în care unii dintre partenerii Școlii Ștefăneștii de Jos au sediul sau își desfășoară activitatea în afara SEE.
Efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația în care, în urma analizării riscurilor, considerăm că prelucrarea este afectată de riscuri mari, vom informa ANSPDCP privind găsirea unei soluții.
9. Drepturile persoanei vizate
În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:
♣ dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dumneavoastră aflate în posesia Școlii Ștefăneștii de Jos;
♣ de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate până în momentul respectiv;
♣ dreptul la portabilitatea datelor, daca prelucrarea are la bază consimțământul, un contract sau mijloace automate de luare a deciziilor, dreptul de a solicita Școlii Ștefăneștii de Jos să furnizeze datele cu caracter personal obținute direct de la persoana vizată și, dacă este posibil, sa transmită acele date direct altui operator;
♣ dreptul de a solicita Școlii Ștefăneștii de Jos să rectifice oricare date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate;
♣ dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal sa fie șterse în momentul în care nu mai sunt necesare/ dreptul de a fi uitat;
♣ în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, dreptul de restricționare a prelucrării până la clarificare sau finalizare litigiu;
♣ daca prelucrarea se bazează pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică).
Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment.
Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajam sa ne adresați o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la următoarea adresa: Școala Ștefăneștii de Jos, Șos. Ștefănești, nr. 31, email scoalan1stefanesti@yahoo.com, pentru vă informa privind măsurile de securitate implementate.
Vă este recunoscut dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.
Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, România sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro.
9. Perioada de păstrare a datele cu caracter personal
Vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizarea serviciilor publiceconform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.
Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.
Dacă Școala Ștefăneștii de Jos va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.
Estimăm că activitățile de prelucrare prenotate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:
Scopul prelucrării / Durata păstrării datelor:
1. procesarea datelor pentru serviciile publice / conform reglementarilor legale aplicabile prelucrării respective;
2. colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon si/sau fax referitoare la serviciile publice / pe durata în care colaboratorul este arondat Școlii Ștefăneștii de Jos;
3. executarea unei operațiuni de plata;
4. prelucrarea oricăror alte solicitări primite online, inclusiv formularea de răspunsuri la solicitări/ 1 an de la tratarea solicitării;
5. încheierea și executarea de contracte /1 an de la încetare efectelor contractului;
6. activități de recrutarea și selecție de candidați, care să ocupe locurile vacante din cadrul instituției/ în cazul candidaților neselecționați – până la retragerea consimțământului de prelucrare;
7. promovarea unor acțiuni și evenimente și a mesajelor de marketing / 1 an de la finalizare evenimentului;
De asemenea, nu păstrăm datele dumneavoastră personale mai mult decât este necesar, astfel că le păstrăm numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.
Odată ce perioada de prelucrare indicata mai sus expiră, iar Școala Ștefăneștii de Jos nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.
10. Ce masuri de securitate utilizează Școlii Ștefăneștii de Jos pentru protejarea datele dvs. personale?
Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal de îndată ce suntem în posesia lor prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate, vom lua masurile corective adecvate.
Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Școala Ștefăneștii de Jos utilizează măsuri de pseudonimizare și tehnologii de criptare. Chiar dacă utilizăm aceste tehnologii și alte masuri de securitate pentru a proteja informațiile confidențiale și a oferi securitatea corespunzătoare, nu garantăm că informația este securizată 100% sau că anumite comunicări care vizează datele cu caracter personal nu vor fi întârziate, întrerupte, interceptate sau nu vor prezenta erori. Prelucrarea și transmiterea de date cu caracter personal este afectat de riscuri de securitate.
Școala Ștefăneștii de Jos utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, elevi, părinți, contribuabili sau alte persoane care le furnizează instituției. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidențialității, ștergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Școlii Ștefăneștii de Jos.
11. Ce se întâmplă în cazul în care actualizam prezenta politică privind protecția datelor personale?
S-ar putea să fie nevoie să actualizam această politică. Actualizările vor fi publicate pe site-ul instituției. Dacă modificările sunt substanțiale, vom anunța actualizarea și prin canalele de comunicare obișnuite.
Continuarea utilizării de către dumneavoastră a serviciilor publice oferite de Școala Ștefăneștii de Jos după data intrării în vigoare a acestor actualizări, constituie acceptarea de către dumneavoastră a acestor modificări.
Pentru a vă ușura efortul de examinare, vom publica versiunea și data de intrare în vigoare în partea inferioara a documentului.
Contactează Școala Ștefăneștii de Jos
Dacă doriți să corectați datele dumneavoastră cu caracter personal sau alte informații, să modificați modul în care colaborăm și să prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securității prelucrării datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos:
Școala Ștefăneștii de Jos
Adresa: comuna Ștefăneștii de Jos, Jud. Ilfov
Corp A – șoșeaua nr.147
Corp B – Șoseaua Ștefănești nr.130
Corp C – Strada Zorilor nr. 33 – 35
Corp D – strada Dudului nr.10,
e-mail: scoalanr1stefanesti@yahoo.com
Tel/Fax:031.426.02.60